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OA系统功能及用途全解:信息发布变得更方便

【摘要】成都OA系统开发公司为你讲述OA系统​替换传统模式的办公模式在OA系统中,信息发布是最基础、最常用的功能之一,因为每个单位都经常有大量的


成都OA系统开发公司为你讲述 OA系统​替换传统模式的办公模式

在OA系统中,信息发布是最基础、最常用的功能之一,因为每个单位都经常有大量的通知、新闻、公告等信息需要发布和传达。

  以前,这个工作对办公人员来说是件苦差事。因为他要将文件打印或复印多份,然后一份一份的送到各个部门,请各个部门的负责人或接收人签收,上楼下楼、厂里厂外的要跑很多路。

  如果公司规模较大,在外地有分公司或办事处,那么还要给每个外地的机构发传真,然后再逐一打电话确认是否收到。最省事的办法可能是发一份群发邮件,但仍然需要打电话来提醒和确认,否则很容易遗漏。

  这些琐碎和低级的工作,浪费了大量的人力、物力、时间成本。尤其是对人力成本的浪费,对企业、对员工个人来说都是非常隐形和巨大的。

  OA系统的应用,让这些工作瞬间变得异常简单,以前半天甚至一天的辛苦工作,现在动动鼠标,只要几分钟就能够轻松的完成。

  目前,OA系统中的信息发布模块已经建设得非常成熟和完善,可以很好地满足企业在信息发布工作中的各种需求。以领先的华天动力OA系统为例,其信息发布模块包括了6项功能:通知、公告、新闻、图片新闻、公司相册、大事记等,如下图示:

 

图一:OA系统信息发布模块结构

 

  我们看到,每项功能都包含了发送信息、已发信息、已收信息等一系列完整的操作。在每一项操作中,有很多重要细节是必须具备的,我们还以华天动力OA系统为例来了解一下。

  发送信息时,在华天动力OA系统中能够灵活的选择接收对象,既可以直接选人,也可以选择部门、岗位、通讯组等。如:发送给各部门经理的开会通知,就可以通过岗位——部门经理来直接发送。

  另外的重要细节还包括:可以设置信息的抄送、密送,可以批量上传附件,可以设置自动接收提醒和手机短信提醒等。

  发送信息后,信息就会保存在已发信息中,在这里我们可以将信息收藏、归档或则删除。也可以查看信息的阅读记录,看看哪些人已阅读、什么时间阅读,哪些人未阅读。如果有人迟迟未读,就可以打电话提醒他了。

  华天动力OA系统的设计者还考虑到一种情况:发出的信息错误了怎么办?他们在系统后台设置了信息再编辑功能,不仅能够修正内容、标题、附件等的错误,还可以修改接收人等信息。

  对已收的信息,已读和未读的信息标题会有不用的颜色区分。在这里可以将信息转存到个人文件柜、知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度等功能中,或则收藏为星标信息,便于日后查看。

  考虑到有的企业信息发布量很大,重要信息可能被新信息挤掉,华天动力为系统管理员还提供了一项“特权”,那就是对于重要信息,管理员可在后台设置为置顶,置顶后,该信息就直接在信息列表的顶部显示。

  另外,华天动力OA还提供了一个很特别的功能,允许用户任意扩增信息发布模块的数量。除了系统中已提供的几个固定模块外,用户可以根据需求增加新模块,比如“项目动态”、“签约快报”等模块,这其实是一个很实用的功能。

  显然,通过OA系统代替传统的手工方式,使信息发布工作极为便捷,而且不会发生信息传递中的失真、遗漏、延误等问题。OA系统就像一个四通八达的管道,让信息传递畅通无阻。

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标签: OA系统

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